Så leder du en övning och debriefen efteråt

Att leda en teambuildingövning handlar om mer än att läsa upp instruktionerna. Hur du introducerar övningen, håller i den medan den pågår och pratar om den efteråt betyder ofta mer för resultatet än vilken övning ni har valt. Den här guiden går igenom hela ledarrollen, från förberedelser till en bra debrief.

Du behöver inte vara chef eller ha lett en övning förut. Många av övningarna i vår övningsbank är gjorda för att vem som helst i gruppen ska kunna leda dem, så länge du känner dig trygg med instruktionerna. Att låta ledarrollen gå runt bland kollegorna, i stället för att alltid låta samma person hålla i det, brukar dessutom göra att fler känner ansvar för att gruppen fungerar bra tillsammans.

Förbered dig

Läs igenom övningen minst en gång i förväg, gärna högt för dig själv, så att du kan instruktionerna utan att läsa innantill. Kontrollera att allt material är på plats och att du vet ungefär hur lång tid övningen brukar ta. Fundera också på vad som kan gå fel, till exempel om gruppen är större eller mindre än instruktionerna räknar med, så att du har en plan B.

Innehåller övningen ögonbindel, fysisk kontakt eller andra känsliga moment, bestäm i förväg hur du säger att det är frivilligt, utan att den som avstår känner sig utpekad.

Tänk också igenom lokalen eller platsen. Finns det tillräckligt med golvyta, är underlaget säkert att röra sig på och står det något i vägen som bör flyttas innan ni sätter i gång? Sådana praktiska detaljer är lätta att missa när man läser en instruktion på skärmen, men blir uppenbara så fort man går igenom lokalen med övningen i huvudet.

Introducera övningen

Berätta kort vad ni ska göra och varför innan ni går in på detaljerna. En mening om syftet, till exempel "den här övningen handlar om att öva på att ge tydliga instruktioner till varandra", gör att gruppen förstår poängen i stället för att följa regler blint. Håll själva instruktionerna korta och konkreta, och fråga om något är oklart innan ni börjar.

Undvik att läsa upp hela instruktionen ord för ord från en skärm eller ett papper. Det tappar lätt gruppens uppmärksamhet, särskilt om övningen har flera steg. Förklara i stället med egna ord, gärna med en kort demonstration av första steget, så förstår gruppen snabbare vad som förväntas.

Ett enkelt manus att luta sig mot: "Nu ska vi göra [övning]. Syftet är [kort syfte]. Reglerna är [de viktigaste reglerna, högst tre eller fyra punkter]. Det är helt okej att stå över om ni inte vill vara med, säg bara till. Några frågor innan vi börjar?"

Håll i övningen medan den pågår

Gå runt och håll koll på hur det går, men lägg dig inte i mer än nödvändigt. De flesta övningar mår bra av att gruppen löser dem själv, även om det tar lite längre tid eller blir rörigt på vägen. Gå in och stötta om en grupp har kört fast helt eller om stämningen blir för hetsig, men låt annars gruppen arbeta i sin egen takt.

Håll koll på tiden utan att stressa fram ett resultat. Drar övningen ut på tiden, bestäm om ni ska förlänga, förenkla eller avsluta där ni är och ta upp det i debriefen.

Var uppmärksam på stämningen i gruppen, inte bara på om reglerna följs. En grupp som blir alltför tävlingsinriktad kan behöva en påminnelse om att samarbetet är det viktiga, inte vem som vinner. En grupp som verkar ointresserad kan behöva att du höjer energin lite, till exempel genom att själv visa entusiasm eller korta ner övningen till kärnan.

När något går fel

Ibland landar en övning inte som tänkt. Gruppen förstår inte instruktionerna, någon blir irriterad eller övningen känns fel för just den här dagen. Då är det helt okej att avbryta eller byta till något enklare. Ett kort "det här fungerade inte riktigt som tänkt, vi provar något annat" uppskattas mer än att tvinga igenom något som uppenbart inte fungerar.

Debriefen: så pratar ni om vad som hände

Debriefen, samtalet efter övningen, är ofta det som gör att en övning påverkar hur gruppen arbetar tillsammans och inte bara var rolig för stunden. Håll den kort, fem till tio minuter för de flesta övningar, och ställ öppna frågor i stället för att själv dra slutsatserna åt gruppen.

Bra debrieffrågor att välja bland:

• Vad hände under övningen? (Låt gruppen berätta innan ni tolkar.)
• Vad gjorde att det gick bra, eller mindre bra?
• Vem tog naturligt en ledarroll, och hur kändes det för resten av gruppen?
• Vad skulle ni ha gjort annorlunda om ni fick göra om det?
• Känner ni igen något av det här från hur ni jobbar i vardagen?
• Vad tar ni med er till nästa gång ni ska lösa något tillsammans?

Låt tystnaden vara en stund innan du fyller den, eftersom många behöver några sekunder för att tänka. Fungerar inte samtalet i helgrupp, låt deltagarna prata två och två innan ni samlar ihop svaren.

Anpassa efter övning

En kort icebreaker, som två sanningar och en lögn, behöver knappt någon debrief alls, kanske bara en fråga om hur det kändes. En längre samarbetsövning eller en förtroendeövning som blindpromenaden mår bättre av en längre debrief där gruppen får prata om tillit och sårbarhet i sin egen takt.

Efter dagen

Skriv gärna ner vad som kom upp i debriefen, särskilt om något tyder på ett mönster som är värt att arbeta vidare med. Det ger både dig och gruppen något att knyta an till nästa gång ni gör en övning. I checklistan för att planera teambuilding finns tips på hur ni bygger in det över tid.

Ta dig också tid att fundera på hur det gick att leda, inte bara på vad gruppen tyckte om övningen. Vad var svårt, vad gick lättare än väntat och vad vill du göra annorlunda nästa gång? Ledarrollen blir enklare för varje gång, och de flesta tycker att den andra eller tredje övningen de leder känns betydligt mindre nervös än den första.