Så planerar ni en teambuilding som alla gillar

En lyckad teambuilding handlar mer om planering än om vilken aktivitet ni väljer. Samma övning kan bli årets höjdpunkt eller en pinsam plikt, beroende på hur väl förberedd den är. Den här checklistan går igenom stegen i ordning, från första idén till uppföljningen efteråt.

Checklistan fungerar lika bra för en kvarts icebreaker på ett vanligt möte som för en hel kickoffdag, även om vissa steg blir kortare eller kan hoppas över för de enklaste övningarna. Använd den inför varje aktivitet, stor som liten, tills den sitter i ryggmärgen.

1. Bestäm syftet

Innan ni väljer aktivitet, skriv ner varför ni gör det här. Vill ni välkomna nya kollegor, fira en avslutad period, stärka samarbetet mellan avdelningar eller bara ge gruppen en trevlig stund tillsammans? Syftet styr vilka aktiviteter som passar. Vill ni fördjupa er, läs guiden om vad teambuilding är.

2. Sätt ramarna: tid, plats och budget

Bestäm hur lång tid ni har (en kvart, ett par timmar eller en hel dag), var det ska äga rum (på kontoret, utomhus eller i en bokad lokal) och vilken budget som finns. De tre ramarna avgör mer om vilka aktiviteter som är möjliga än vad som "brukar vara populärt". Noll kronor och en timme öppnar för helt andra val än en heldag på en bokad konferensanläggning.

Boka in tiden i kalendern så snart ni har bestämt er, även om detaljerna inte är klara. Med ett datum i kalendern blir det lättare att planera baklänges, och risken minskar att aktiviteten skjuts upp gång på gång för att "det aldrig passar".

3. Välj aktivitet utifrån gruppen

Tänk igenom vilka som ska vara med. En blandad grupp med olika fysiska förutsättningar behöver en aktivitet där tempot går att anpassa. En grupp som redan känner varandra väl kan hoppa över lära känna-övningarna och gå direkt på samarbete eller problemlösning, till exempel marshmallow challenge. Bläddra i övningsbanken och filtrera på gruppstorlek, tid och plats, eller läs guiden om att välja rätt företagsaktivitet om ni är osäkra.

4. Kontrollera tillgänglighet och särskilda behov

Fråga i förväg om allergier, rörelsenedsättningar eller annat som påverkar vilka övningar som fungerar för alla. Det är enklare att bygga in anpassningar från början än att improvisera på plats. Innehåller aktiviteten mat, se guiden om matlagning som teambuilding för hur ni hanterar allergier.

Kontrollera också om religiösa högtider, semestrar eller andra viktiga datum krockar med det datum ni har tänkt er. Ett enkelt sätt är att lägga ut ett par alternativa datum i en kort omröstning innan ni bestämmer er, i stället för att välja ett datum som visar sig utesluta flera i gruppen.

5. Förbered material i god tid

Gå igenom vad övningen kräver: papper, rep, ögonbindlar, frågekort eller annat. De flesta övningarna i vår bank kräver lite eller inget material, men det som behövs är bäst att packa dagen innan, inte samma morgon. Skriv en enkel packlista per aktivitet och bocka av mot den innan ni går, så slipper ni upptäcka att något saknas när gruppen redan står och väntar.

6. Utse en ledare per aktivitet

Bestäm vem som leder varje moment och se till att den personen har läst igenom övningen i förväg, inte bara skummat den på plats. Guiden om att leda en övning går igenom vad som är bra att tänka på i ledarrollen, bland annat hur ni håller en kort debrief efteråt.

7. Planera in tid för pauser och omställning

Räkna alltid med mer tid än ni tror mellan momenten, särskilt om ni byter lokal eller aktivitet. Stressade övergångar är en vanlig anledning till att en annars bra dag känns rörig i efterhand.

Bygg gärna in en buffert på 10-15 minuter mellan de större momenten, som inte syns i schemat men finns där om något drar ut på tiden. Det är sällan själva aktiviteten som spräcker tidsplanen, utan förflyttningar, toalettbesök och att samla ihop gruppen igen efter en paus.

8. Genomför aktiviteten

Håll er till tidsplanen på plats, men var beredda att korta ner om något tar längre tid än väntat. Påminn om att alla övningar med fysisk kontakt, ögonbindel eller att stå i centrum är frivilliga, och att det alltid går att stå över utan att förklara varför.

9. Håll en kort debrief

Avsluta varje övning, eller hela dagen, med några minuters samtal om vad som hände och vad gruppen tar med sig. Det är ofta den delen som gör att aktiviteten påverkar hur gruppen arbetar tillsammans efteråt, inte bara att den var rolig för stunden.

Hoppa inte över det här steget för att tiden är knapp. En debrief på tre minuter är bättre än ingen alls, och ofta räcker en enda fråga, som "vad var det bästa med det här?", för att gruppen ska landa innan ni går vidare till nästa punkt.

10. Följ upp efteråt

Fråga gruppen kort vad som fungerade och vad som kunde ha blivit bättre, muntligt på nästa möte eller i en enkel enkät. Spara anteckningarna till nästa gång ni planerar, så slipper ni upprepa samma misstag.

Uppföljningen behöver inte vara formell. Ett par frågor i en chattkanal, som "vad tyckte ni om gårdagens övning, och vad ska vi tänka på till nästa gång?", ger ofta lika bra svar som en fullständig enkät och kräver betydligt mindre arbete att skicka ut och sammanställa. Det viktiga är att svaren används nästa gång ni planerar, inte bara samlas in och glöms bort.

Snabb checklista att skriva ut

• Syftet bestämt
• Tid, plats och budget klara
• Aktivitet vald utifrån gruppen
• Allergier och särskilda behov kontrollerade
• Material förberett
• En ledare utsedd per moment
• Tid inplanerad för pauser
• Debrief inplanerad

Vill ni ha konkreta förslag att fylla planen med finns hela vår samling av teambuildingaktiviteter, och vad som passar bäst till en kickoff hittar ni bland våra kickoffaktiviteter.