Företagsaktiviteter: så väljer ni aktivitet för gruppen

Företagsaktiviteter blir bäst när valet utgår från gruppen snarare än från en lista med populära förslag. En aktivitet som passar en ung säljavdelning perfekt kan kännas fel för en blandad grupp med olika fysiska förutsättningar. Den här guiden går igenom vad ni bör tänka på innan ni bestämmer er, och när det är läge att ordna aktiviteten själva eller boka en extern leverantör.

Många företag landar i samma handfull aktiviteter år efter år, mest för att de är lätta att hitta. Problemet är att en aktivitet som passade förra årets grupp inte nödvändigtvis passar dagens, särskilt om ni har vuxit, bytt sammansättning eller fått nya kollegor med andra behov. Att gå igenom syfte, budget, tillgänglighet och energinivå varje gång, i stället för att återanvända samma förslag, gör det mycket lättare att träffa rätt.

Börja med syftet

Fråga er varför ni gör aktiviteten innan ni bestämmer vad ni ska göra. Vanliga syften är att fira en avslutad period, välkomna nya kollegor, stärka samarbetet mellan avdelningar eller bara ge gruppen en trevlig stund utanför det vanliga arbetet. Ett tydligt syfte gör det lättare att säga nej till aktiviteter som ser roliga ut men inte passar tillfället, till exempel en fartfylld tävling när målet är att nya kollegor ska lära känna varandra i lugn takt.

Skriv gärna ner syftet i en enda mening innan ni går vidare, till exempel "vi vill att de tre nya utvecklarna ska känna sig som en del av teamet" eller "vi vill fira att projektet är i mål utan att det blir en jobbig kväll för dem som inte dricker alkohol". Meningen fungerar sedan som ett filter när ni går igenom förslagen: passar aktiviteten syftet, eller är den bara rolig i sig? Läs mer om olika syften i guiden om vad teambuilding är.

Budget: gratis, billigt eller dyrare

De flesta övningarna i vår övningsbank kostar inget annat än tid, eftersom de klarar sig med sådant som redan finns på kontoret. Ett steg upp i budget är enklare material som spel, frågekort eller råvaror till en gemensam matlagning, se guiden om matlagning som teambuilding. Störst budget kräver aktiviteter med bokad lokal, extern instruktör eller resor, till exempel en konferensdag med aktiviteter. Se konferensaktiviteter.

Bestäm budgeten först, så slipper ni fastna i en idé som visar sig vara för dyr när ni redan har berättat för gruppen vad som ska hända. Det är lättare att gå från en billig idé till en lite större om det finns pengar kvar än att behöva krympa något som gruppen redan ser fram emot.

Tillgänglighet för hela gruppen

Tänk igenom vilka som ska vara med innan ni väljer aktivitet. Kräver den mycket spring, balans eller styrka kan kollegor med rörelsenedsättning, gravida eller nyopererade hamna utanför om ni inte anpassar. De flesta samarbetsövningar går att göra sittande eller i lugnare tempo utan att poängen försvinner, och det är oftast bättre att bygga in flera roller, till exempel materialansvarig, tidtagare eller strateg, än att göra aktiviteten mindre utmanande för alla.

Tänk också på lokalens tillgänglighet: finns det hiss eller ramp, är toaletterna anpassade och fungerar transporten till platsen för alla? En aktivitet som ser bra ut på papperet men kräver att någon klättrar över stock och sten utan alternativ väg kan utestänga kollegor utan att ni märker det förrän på plats. Fråga hellre en gång för mycket i förväg än att behöva improvisera en lösning samma dag.

Fråga också om allergier och kostbehov i god tid om aktiviteten innehåller mat. Mer om det finns i avsnittet om allergier i guiden om matlagning som teambuilding.

Alkoholfritt som utgångspunkt

Många arbetsplatser väljer bort alkohol på företagsaktiviteter, både för att alla ska känna sig bekväma och för att undvika situationer där jobb och privatliv blandas på fel sätt. De flesta aktiviteterna på freshteam.se, från en GPS-poängjakt till enkla samarbetsövningar, fungerar lika bra utan alkohol. Väljer ni att servera alkohol på en kvällsaktivitet, se till att det alltid finns bra alkoholfria alternativ och att ingen känner sig pressad att dricka.

Energinivå: lugnt eller högt tempo

Välj inte en intensiv tävling för en grupp som helst vill prata och umgås i lugn takt, och inte heller tvärtom. Är ni osäkra på gruppens energinivå är det säkrare med en aktivitet som har både lugna och aktiva inslag, till exempel en poängjakt som varvar frågor med korta rörelseuppdrag. Läs mer om upplägget i guiden om GPS-teambuilding.

Energinivån kan också skilja sig inom samma grupp. En vanlig lösning är att bygga in valfrihet, till exempel två parallella spår under en del av dagen, ett mer fysiskt och ett lugnare, där var och en väljer det som passar för stunden.

Göra själva eller boka: en snabb jämförelse

Göra själva passar när:

• gruppen är så stor att en eller två personer kan hålla ihop den
• ni har någon som är bekväm med att leda (se guiden om att leda en övning)
• budgeten är begränsad
• ni vill kunna ändra upplägget sent

Boka externt passar när:

• ni saknar tid att planera och leda själva
• aktiviteten kräver utrustning eller platser ni inte har, till exempel vatten till ett flottbygge
• gruppen är mycket stor och behöver flera stationer samtidigt
• ni vill att en utomstående part leder dagen

Ett vanligt mellanting är att göra huvuddelen själva men hyra en lokal eller köpa in material, till exempel att boka en konferensanläggning och sedan leda övningarna själva med hjälp av en checklista för att planera teambuilding.

Budgetnivåer i praktiken

Gratis eller nästan gratis: kör övningar ur övningsbanken på kontoret eller utomhus, utan bokad lokal eller inköpt material. Passar för återkommande, kortare inslag.

Liten budget (material och fika): lägg till enklare material som frågekort, spel eller ingredienser till en gemensam matlagning. Passar för en halvdag eller en kickoff där ni ändå bjuder på fika eller lunch.

Större budget (lokal eller extern leverantör): boka en konferensanläggning, en aktivitetsarrangör eller en resa. Passar bäst för större satsningar som en årlig kickoff eller avslutningen på ett längre projekt.

Det går utmärkt att blanda nivåerna över året, till exempel korta gratisövningar varje månad och en större satsning en eller två gånger om året.

Vanliga misstag

Det vanligaste misstaget är att välja aktivitet efter vad som var populärt förra året i stället för efter vad gruppen behöver nu. Det andra är att underskatta planeringstiden, särskilt när det gäller mat, allergier och anpassningar. Räkna med att förberedelserna tar betydligt längre tid än själva aktiviteten.

Ett tredje misstag är att låta en enda person bestämma allt utan att fråga gruppen. Även en kort pulsmätning, som en fråga i chatten om vad folk är sugna på, ökar chansen att aktiviteten blir lyckad. Ett fjärde är att informera för sent, både om vad som ska hända och om vad som förväntas av deltagarna (klädsel, om det är frivilligt, om det kostar något). Annars skapas lätt onödig osäkerhet inför dagen.

Vill ni ha fler konkreta idéer finns hela samlingen under teambuildingaktiviteter. Planerar ni något utomhus, läs guiden om teambuildingaktiviteter utomhus, och för ett team som jobbar på distans finns förslag under digital teambuilding.