Så planerar ni aktiviteter för en konferens
Konferenser har ofta ett tätt program med föreläsningar, workshops och beslutspunkter, så aktiviteterna behöver passa in i marginalerna i stället för att ta över dagen. Börja med att se var det redan finns luckor i schemat, till exempel efter lunch eller mellan två tunga programpunkter, och lägg aktiviteterna där. Fråga också arrangören vilka lokaler och vilken utrustning som finns innan ni bestämmer er för något som kräver mer plats.
Blanda energinivåer
En konferensdag är ofta mentalt krävande, med mycket lyssnande och information. Lägg därför gärna in korta, fysiska energizers mellan de tyngre programpunkterna för att hålla koncentrationen uppe. Spara de större momenten, som ett mordmysterium eller en matlagningstävling, till kvällen eller en längre paus när gruppen är samlad utan tidspress. Då får ni både återhämtning under dagen och ett minnesvärt gemensamt inslag utöver själva konferensinnehållet.
Exempel på upplägg för en halvdag
En halvdag med konferensaktiviteter kan se ut så här. Börja med en kort icebreaker i anslutning till första passet för att sätta tonen. Lägg in en energizer på en kvart efter lunch, när energin brukar sjunka. Avsluta med ett större moment i samband med middagen, till exempel ett escape room i ett grupprum eller ett mordmysterium. Anpassa längden efter hur mycket tid ni har fått i programmet.
En intern konferens för ett enskilt team ger ofta större frihet i schemat än en stor branschkonferens med flera talare, och ni kan lägga in aktiviteter friare mellan programpunkterna. En konferens med externa deltagare, som kunder eller partner, kräver mer eftertanke kring vad som känns lämpligt när deltagarna inte känner varandra. Där passar korta, inkluderande icebreakers bättre än övningar som kräver att deltagarna redan känner sig trygga i gruppen.
Konferensaktiviteter utomhus
Ligger konferensanläggningen nära natur eller vatten kan ett av momenten med fördel flyttas ut. En promenad med frågor längs vägen, som en tipspromenad, ger frisk luft och rörelse utan att kräva ombyte, medan större utmaningar som ett flottbygge kräver både tid och en tydlig säkerhetsplan. Ha alltid en plan B inomhus om vädret slår om.
Vanliga misstag
Ett vanligt misstag är att boka in för stora aktiviteter i ett redan pressat program, så att både aktiviteten och nästa programpunkt blir stressade. Ett annat är att glömma att informera deltagarna i förväg om aktiviteten är fysisk eller kräver särskilda kläder. Många vill kunna förbereda sig. Se också till att den som leder aktiviteten känner till lokalens begränsningar före konferensdagen.
Utvalda övningar för konferens
- Mordmysteriet: rollkort och ledtrådar som passar utmärkt under konferensmiddagen.
- Matlagningstävlingen: lag lagar mat mot varandra, en avslappnad kväll efter en intensiv konferensdag.
- Escape room: ledtrådar, koder och en låst låda för en längre paus mellan passen.
- Fyra hörn: en snabb övning som får deltagarna att röra på sig mellan tunga programpunkter.
- Blinda geometrin: en kort kommunikationsövning som fungerar bra som paus i konferenslokalen.
Vill ni ge konferensen en känsla av kickoff, se kickoffaktiviteter för fler idéer. Letar ni efter korta avbrott mellan passen, titta på icebreakers för möten.