Feedback i teamet: att ge konstruktiv återkoppling och ta emot den

Feedback är återkoppling på hur någon agerar eller vad någon har gjort, med syftet att personen ska kunna fortsätta med det som fungerar och ändra det som inte gör det. Bra feedback är konkret, kommer snart efter det som hänt och handlar om beteendet, inte om personen. Den gäller lika mycket mellan kollegor som från chef till medarbetare.

Den här guiden handlar om feedback i arbetsgruppen: hur du ger återkoppling som mottagaren faktiskt kan använda, hur du tar emot den utan att gå i försvar och hur ett team kan göra det till en vana i stället för något som bara händer i utvecklingssamtalet.

Vad är feedback och varför behöver teamet den?

Ordet kommer från engelskan och används på svenska i samma betydelse som återkoppling. På en arbetsplats är feedback ett sätt att tala om hur det man gör uppfattas av andra. Utan den får människor gissa: gick presentationen bra, var mejlet för kort, märkte någon att jag tog extra ansvar förra veckan?

En grupp där återkoppling är vardag slipper många missförstånd. Kommunikation blir tydligare, problem kommer upp innan de har vuxit sig stora och den som gör något bra får höra det. Att regelbundet ge återkoppling är därför en del av ett gott ledarskap, men inte bara chefens ansvar. Alla i ett team kan ge och ta emot feedback.

Så kan du ge feedback som går att använda

Det viktigaste är att mottagaren förstår vad du menar och vet vad hen kan göra med det. Några grunder:

1. Fundera på syftet innan du ger feedback. Vill du hjälpa personen att utvecklas, eller vill du mest få ur dig en irritation? Är det det senare, vänta.
2. Beskriv beteendet, inte personen. "Du avbröt mig två gånger på mötet" går att göra något åt. "Du är dominant" handlar om personliga egenskaper och väcker mest försvar.
3. Var konkret. Ta ett eller två konkreta exempel i stället för att tala om "alltid" och "aldrig".
4. Berätta hur det påverkade. Säg vad beteendet ledde till för dig eller gruppen, så blir det lättare att förstå varför det spelar roll.
5. Ge den snart. Snabb feedback är lättare att koppla till situationen än synpunkter som sparats i veckor.
6. Välj rätt plats. Det som behöver ändras tas upp på enrum. Beröm kan gärna ges så att fler hör.
7. Lyssna på svaret. Ställ en öppen fråga och låt personen berätta hur hen ser på saken. Kanske finns en förklaring du inte kände till.
8. Följ upp. Återkoppla efter en tid och säg vad du har märkt, särskilt om det har blivit bättre.

Positiv och negativ feedback

Positiv feedback bekräftar ett beteende som fungerar, så att personen fortsätter med det. Den glöms ofta bort, eftersom det som går bra sällan väcker uppmärksamhet. Ett enkelt "bra jobbat" är bättre än ingenting, men positiv återkoppling blir mer värd när den är lika konkret som annan feedback: vad var det som var bra, och vad ledde det till?

Negativ feedback, eller utvecklande feedback som många hellre kallar den, pekar på något som behöver förändras. Den behöver inte kännas negativ för mottagaren om den ges med respekt och visar att du bryr dig om personen och resultatet. En vanlig tumregel är att den positiva återkopplingen ska vara betydligt vanligare än den negativa, så att kritik inte blir det enda någon hör.

Undvik den så kallade feedbacksmörgåsen, där kritiken göms mellan två berömmande meningar. Mottagaren lär sig snabbt att vänta på "men" och slutar lita på berömmet.

Exempel på konstruktiv feedback

Så kan konstruktiv feedback låta i praktiken:

Situation	Svårt att använda	Konkret och konstruktiv
Kollega som ofta är sen	"Du är alltid sen."	"Du kom tio minuter efter start på de två senaste mötena, och vi fick börja om med genomgången. Kan vi hitta en tid som fungerar för dig?"
Bra presentation	"Snyggt."	"Din sammanfattning i början gjorde att alla förstod beslutet vi skulle fatta. Gör gärna likadant nästa gång."
Oklart mejl	"Ditt mejl var rörigt."	"Jag förstod inte vad du ville att jag skulle göra. Kan du skriva själva frågan först nästa gång?"
Medarbetare som hjälpt andra	"Tack för allt."	"Att du tog dig tid att visa nya kollegan systemet i veckan gjorde att hen kom igång mycket snabbare."

Så kan du ta emot feedback

Att ta emot feedback är minst lika svårt som att ge den. Den första reaktionen är ofta att förklara eller försvara sig, särskilt när återkopplingen kommer oväntat.

• Lyssna klart innan du svarar, även om du inte håller med.
• Be om exempel om det är otydligt vad personen menar: "Kan du ge ett exempel på när det hände?"
• Kontrollera att du har förstått genom att sammanfatta med egna ord.
• Tacka för att personen tog upp det. Det kräver ofta mod att ge någon annan återkoppling.
• Fundera i lugn och ro på vad du vill göra med den. Du behöver varken förkasta eller godta allt på direkten.

Att förkasta feedback direkt, eller att bortförklara den, gör att den som gav den drar sig för att göra det igen. Då förlorar du information om hur andra uppfattar dig.

Gör feedback till en del av vardagen

En feedbackkultur betyder att återkoppling är en självklar del av hur gruppen arbetar, inte något laddat som bara händer när det har gått snett. Den byggs genom att gruppen övar i trygga former och att chefen föregår med gott exempel genom att själv be om feedback.

Några övningar ur vår bank som passar:

• Två stjärnor och en önskan ger ett enkelt format där var och en säger två saker som fungerar och en som kan bli bättre.
• Styrkekorten låter kollegorna skriva ner en styrka de ser hos varandra, ett bra sätt att öva på konkret beröm.
• Retrospektiven glad, ledsen, arg gör det lättare att prata om en avslutad period utan att peka ut någon.
• Min bruksanvisning låter varje person berätta hur hen helst vill få feedback.

Leder du en sådan övning själv, läs gärna vår guide om hur du leder en övning och debriefen efteråt. Samtalet efter övningen är ofta där gruppen landar i hur de vill ge varandra återkoppling i vardagen.

Fler sätt att arbeta med feedback

Vanliga misstag som är bäst att undvika

Att vänta för länge, att samla på sig flera saker och ta allt på en gång, att ge feedback via mejl när det behövs ett samtal och att lägga till "alla tycker" i stället för att tala för sig själv. Ett annat vanligt misstag är att bara ge feedback när något har gått fel, så att varje samtal med chefen känns som ett dåligt tecken.

Feedback till chefen

Feedback uppåt fungerar på samma sätt, men många tycker att det känns svårare. Det blir lättare om chefen själv ber om det, till exempel genom att fråga i slutet av ett möte vad som kunde ha gjorts bättre. Som medarbetare kan du hålla dig till en konkret situation och föreslå vad du skulle behöva i stället.

Feedback på distans

I ett team som ses mest via skärm försvinner mycket av det som annars syns i ansiktsuttryck och tonfall. Ta därför hellre ett kort videosamtal än att skriva utvecklande feedback i en chatt, där orden lätt uppfattas hårdare än de är menade. Positiv återkoppling fungerar däremot bra skriftligt, gärna i en gemensam kanal där fler ser den.