Onboarding: tips för en lyckad start, så lyckas du med introduktionen

Onboarding är processen där en ny medarbetare introduceras i sitt arbete, sin arbetsplats och sitt team, från påskrivet avtal till dess att personen känner sig som en självklar del av gruppen. En lyckad onboarding ger en bra start: den nyanställda förstår sina arbetsuppgifter, vet vem som kan hjälpa till och har hunnit lära känna kollegorna. Det minskar stress, ökar engagemanget och gör att fler nya medarbetare trivs och stannar.

Den här guiden handlar om hur chefen och teamet tar emot en ny kollega, steg för steg, och vilka övningar som hjälper personen in i gemenskapen.

Vad är onboarding och hur skiljer den sig från introduktion?

Ordet kommer från engelskans "on board", alltså att komma ombord. På svenska används onboarding och introduktion ofta som synonymer, men onboarding beskriver vanligtvis hela processen, medan introduktionen är de första dagarnas genomgångar.

Processen brukar delas in i tre delar:

• Preboarding: tiden mellan att kandidaten tackat ja och den första arbetsdagen.
• Introduktion: första dagen och första veckan, med det praktiska, utbildning i system och rutiner och möten med nyckelpersoner.
• Integrering: de följande månaderna, då den nya medarbetaren växer in i rollen, kulturen och teamet.

Onboarding gäller inte bara nyanställda. Prevent påpekar att samma behov finns efter en längre frånvaro, till exempel föräldraledighet eller sjukskrivning, och när någon byter roll inom företaget.

Varför är onboarding viktigt?

En bra onboarding är en investering för både arbetsgivare och medarbetare. Den nya kollegan blir snabbare trygg i sina arbetsuppgifter, slipper gissa sig fram och får tidigt chansen att bygga relationer. För teamet betyder det att den nya personen kommer in i arbetet utan att gruppen tappar fart.

Det som ofta glöms bort är den sociala delen. Forskning som Suntarbetsliv lyfter fram visar att det tar omkring tre månader för en nyanställd att etablera sig, och att tid för att lära känna kollegor är ett av de viktiga momenten. Den som inte hittar sin plats i gruppen kan känna sig utanför länge, även om allt det praktiska fungerar.

Processen för onboarding steg för steg: från första dagen till tre månader

En strukturerad onboarding följer en plan som chefen, HR och teamet känner till. Så kan processen se ut:

Fas	Vad som händer	Vem ansvarar
Preboarding	Välkomstmejl, schema för första veckan, dator och behörigheter klara	Chef och HR
Första dagen	Personligt mottagande, rundvisning, lunch med kollegor	Chef och handledare
Första veckan	Utbildning i system och rutiner, möten med nyckelpersoner, en första lära känna-övning i teamet	Handledare
Första månaderna	Egna arbetsuppgifter, tydliga mål, mentorskap och regelbunden återkoppling	Chef och mentor
Uppföljning	Avstämning efter ungefär tre månader: vad fungerar, vad saknas	Chef

Före start. Preboarding handlar om att visa att ni väntar på personen. Skicka information om första dagen, vem som möter upp och vad som står på schemat. Se till att dator, telefon och inloggningar fungerar, så att första arbetsdagen inte går åt till att vänta på IT.

Första dagen. Ta emot den nya kollegan personligen och ha tid avsatt. Berätta om teamets uppdrag och förväntningar åt båda håll, och ordna en lunch eller fika där kollegorna kan välkomna personen. En handledare som den nyanställda kan vända sig till med alla frågor gör stor skillnad.

Första månaderna. Ge riktiga arbetsuppgifter tidigt och sätt tydliga mål för lärandet. Prevent betonar att det i början är lärandet och inte prestationen som är viktigast. Regelbunden feedback i båda riktningar hjälper den nya medarbetaren att prioritera och chefen att se vad som behöver justeras i processen.

Skapa en plats inom teamet: bra sätt att välkomna nya kollegor

Ett enkelt sätt att få in en ny medarbetare snabbt i gruppen är att lägga en kort övning på ett av de första teammötena. Övningarna i lära känna-hubben är gjorda för just detta och passar både när en person börjar och när flera nya kommer samtidigt:

• Min bruksanvisning: alla beskriver hur de helst arbetar och tar emot återkoppling, vilket ger den nya kollegan en genväg till teamets kultur.
• Speed networking för kollegor: korta samtal i par så att den nyanställda hinner prata med alla.
• Personalbingo och Två sanningar och en lögn: lättsamma och engagerande inslag som ger samtalsämnen till fikat.
• Check-in-rundan: en kort runda i början av mötena som gör att alla, även den nya, kommer till tals.

Håll övningen kort och frivillig i nivå, så att ingen behöver dela mer än de vill. Tips om hur du instruerar och avslutar finns i guiden om att leda en övning.

Checklista: det här behöver chefen veta och göra

• Schema för första veckan skickat innan start
• Dator, telefon, passerkort och behörigheter klara
• Handledare utsedd och informerad
• Lunch eller fika med teamet första dagen
• Genomgång av arbetsuppgifter, mål och förväntningar
• En lära känna-övning på ett av de första teammötena
• Inbokade avstämningar med chefen under de första månaderna
• Uppföljning av hela onboardingen, där den nya medarbetaren får säga vad som kan bli bättre

Vanliga frågor om onboarding: misstagen som är lätta att göra

Att onboardingen tar slut efter första veckan

Många arbetsplatser lägger all energi på första dagen. Planera i stället för hela perioden, med avstämningar även efter att det praktiska är klart.

Att lämna det sociala åt slumpen

Den nya kollegan ska inte behöva ta alla initiativ själv. Bestäm vem som tar med personen på lunch, och låt teamet hjälpa till att bygga relationer från början.

Att HR får göra allt

HR kan sköta avtal, system och rutiner, men det är chefen och kollegorna som skapar känslan av att höra till. En onboarding som bara är administration blir sällan lyckad.

Att glömma kandidatens upplevelse

Onboardingen börjar egentligen i rekryteringsprocessen. Det kandidaten får höra under intervjuerna ska stämma med det som möter personen efter påskriven anställning, annars skadas förtroendet tidigt.