Workshop för teamet: planering, genomförande och uppföljning

En workshop är en arbetsträff där deltagarna tillsammans tar fram något: idéer, en lösning, en plan eller gemensamma spelregler. Till skillnad från ett möte eller en föreläsning är gruppen medskapare, och resultatet är inte bestämt i förväg. En bra workshop har ett tydligt syfte, en genomtänkt agenda, en workshopledare som håller i processen och en uppföljning som gör att det som kom fram blir av.

Den här guiden går igenom hur ni planerar, leder och följer upp en workshop med arbetsgruppen, och vilka övningar som passar i de olika faserna.

Vad är en workshop?

Ordet workshop kommer från engelskan och betyder ursprungligen verkstad. På svenska används ordet om en träff där man arbetar aktivt med en fråga i stället för att bara lyssna. Det kan handla om att ta fram idéer till en ny tjänst, lösa ett problem som teamet står inför, planera nästa år eller komma överens om hur ni vill arbeta ihop.

Några saker återkommer oavsett ämne: deltagarna gör något och bidrar själva till innehållet, det finns ett stort inslag av samtal och grupparbeten, och olika perspektiv ska få komma fram så att gruppen blir klokare tillsammans. En workshop är alltså mer än ett möte med post it-lappar.

Börja med syfte och mål

Den vanligaste anledningen till att en workshop känns meningslös är att ingen riktigt vet varför den hålls. Klargör därför syfte och mål innan du gör något annat:

• Syfte: varför behöver ni träffas just i den här formen? Vad ska bli bättre?
• Mål: vad ska finnas när ni går därifrån? Ett beslut, en lista med prioriterade idéer, ett utkast till plan?
• Frågeställningarna: vilka frågor ska gruppen arbeta med? Formulera dem konkret, så att diskussionerna inte glider iväg.

Går målet inte att beskriva i en mening är det ofta ett tecken på att ni försöker göra för mycket på en gång. Då är det bättre att dela upp arbetet på två tillfällen.

Så förbereder du workshoppen

När syftet är klart kommer resten av förberedelserna mer naturligt.

1. Välj deltagare. Bjud in dem som har kunskap om frågan och dem som berörs av beslutet. Fundera på om några perspektiv saknas.
2. Skicka en tydlig inbjudan. Skriv vad workshoppen ska leda till, vad deltagarna förväntas bidra med och om de behöver förbereda något. Då kommer alla med rätt förväntningar.
3. Förbered deltagarna. Skicka gärna ut relevant material eller en fråga att fundera på i förväg, så att tiden i rummet går till arbete och inte till genomgångar.
4. Ordna lokalen. Ett rum där det går att flytta runt, dela upp sig i mindre grupper och sätta upp saker på väggen gör stor skillnad för stämningen.
5. Ha material förberett. Blädderblock, pennor, lappar, timer och det underlag som behövs för varje moment.
6. Gör en agenda. Skriv ner varje moment med tid, syfte och vem som leder, och planera in pauser.

En agenda i olika faser

En genomtänkt workshop följer ofta samma grundrytm, oavsett ämne. Gruppen öppnar upp, sprider ut sig i många idéer, sorterar och landar sedan i beslut och nästa steg.

Fas	Vad som händer	Exempel ur övningsbanken
Inledning	Alla landar, syfte och mål presenteras, alla säger något tidigt	Check-in-rundan
Utforska	Gruppen delar erfarenheter och perspektiv på frågan	Tidslinjen, Fyra hörn
Idégenerering	Många idéer utan att värdera dem för tidigt	Marshmallow challenge
Sortera och besluta	Idéerna grupperas, prioriteras och vägs mot målet	Teamkontraktet
Avslutning	Sammanfattning, nästa steg och en kort utvärdering	Två stjärnor och en önskan

Blanda gärna former: enskild tanketid, arbete i par, gruppdiskussion i mindre grupper och gemensamma samtal i helgrupp. Engagerande övningar gör mest nytta när de hänger ihop med frågan ni arbetar med, inte som lösryckta pausinslag. Hela banken med övningar finns under alla övningar.

Att facilitera: workshopledarens roll

Att facilitera betyder att göra det lätt för gruppen att arbeta. Workshopledaren äger processen, men inte innehållet. Det är ett annat ledarskap än att leda ett vanligt möte: du ställer frågor, håller tiden och ser till att alla kommer till tals, men driver inte dina egna åsikter.

• Skapa rätt atmosfär i rummet. Förklara hur ni ska arbeta och att alla idéer är välkomna i idéfasen.
• Ge utrymme åt de tysta. Tanketid på egen hand innan diskussionen och arbete i mindre grupper gör att fler vågar säga något.
• Håll i tiden. Avbryt vänligt när ett moment drar över och parkera sidospår på en egen lista.
• Sammanfatta diskussionerna löpande, så att gruppen ser vad den har kommit fram till.
• Var neutral. Är du själv en del av teamet och har starka åsikter i frågan kan det vara klokt att be någon annan leda.

Mer om hur man instruerar en övning och håller samtalet efteråt finns i guiden om att leda en övning och debriefen.

Efteråt: sammanfattning och nästa steg

Många workshoppar lyckas i rummet men rinner ut i sanden efteråt. Avsluta därför alltid med att tydliggöra nästa steg: vad ska göras, av vem och till när. Sätt deadlines medan alla är på plats.

Skicka en sammanfattning direkt efter workshoppen, gärna samma dag, med beslut, ansvariga och de idéer som parkerades. Planera också uppföljningen: när ska gruppen stämma av hur det har gått? Uppföljningen är det som gör att deltagarna vill komma nästa gång.

Be gärna deltagarna reflektera kort över själva upplägget innan ni skiljs åt. Vad fungerade, och vad kan bli bättre nästa gång? Hur ni ger och tar emot sådan återkoppling finns i vår guide om feedback i teamet.

Tips inför din workshop

• Formulera syfte och mål i en mening var.
• Bjud in rätt personer och beskriv förväntningarna i inbjudan.
• Planera agendan i faser och lägg in pauser.
• Börja med något där alla säger något.
• Låt deltagarna arbeta i mindre grupper innan ni samlas.
• Avsluta med nästa steg, ansvariga och deadlines.
• Skicka sammanfattningen samma dag.

Mer om workshoppar i arbete och utbildning

Workshop, möte eller seminarium?

Ett möte handlar ofta om att informera, stämma av och fatta beslut i frågor som redan är beredda. Ett seminarium är en träff där någon presenterar ett ämne och deltagarna diskuterar det. I en workshop är det deltagarnas eget arbete som står i centrum. Samma träff kan innehålla alla tre inslagen, men är det mest genomgångar är det tydligare att kalla den något annat.

Hur böjs workshop?

Enligt Språkrådet (Isof) böjs ordet som en workshop, workshoppen, flera workshoppar, workshopparna, med dubbelt p på samma sätt som shoppen och shoppar. Formerna workshopen, workshopar och den engelska pluralen workshops förekommer också. Verbet skrivs workshoppa. Beroende på sammanhang kan man i stället säga seminarium, arbetsseminarium, gruppdiskussion, grupparbete, skrivstuga eller verkstad.

Workshop i en utbildning

I en utbildning används ordet workshop ofta om ett praktiskt pass där deltagarna får pröva det de just har lärt sig, i stället för att bara lyssna på en teoretisk genomgång. Samma grunder gäller där: ett tydligt mål med passet, uppgifter som deltagarna arbetar med själva eller i mindre grupper och en gemensam sammanfattning på slutet.

Vanliga misstag

För mycket innehåll på för kort tid, en agenda där workshopledaren pratar mest, frågor som är så breda att diskussionerna aldrig landar och ingen plan för vad som händer efteråt. Ett annat misstag är att kalla ett beslut som redan är fattat för en workshop. Deltagarna märker snabbt om deras bidrag inte kan påverka något.

Workshop som en del av en teamdag

En workshop kan gärna kombineras med aktiviteter som stärker gruppen, till exempel en arbetsdel på förmiddagen och något gemensamt på eftermiddagen. Hur ni lägger upp en sådan dag finns i guiden om att planera teambuilding som alla gillar.