Avtackning på jobbet: så planerar ni ett fint avslut för kollegan

En avtackning är det tillfälle där chefen och kollegorna säger tack till en medarbetare som slutar, oavsett om personen ska vidare till ett nytt jobb, går i pension eller avslutar ett uppdrag. Den behöver inte vara stor. Kaffe och tårta, ett kort tal, ett kort med hälsningar och en gemensam present räcker långt, så länge den blir av och känns personlig.

Den här guiden går igenom hur ni planerar en avtackning på jobbet: vad ni frågar kollegan, vilket upplägg som passar, vad som sägs och skrivs och hur ni hanterar de svårare fallen.

Varför är en avtackning viktig när en kollega slutar?

Simployer beskriver avtackningen som en ritual, på samma sätt som studentfirande och bröllop markerar att någon går in i något nytt. Den ger ett tydligt avslut och en tillbakablick på personens tid på arbetsplatsen.

Uteblir den skickar det en signal. Den sista tiden på arbetet blir inget positivt minne, varken för den som slutar eller för kollegorna och cheferna. Vett och etikett påpekar dessutom att en arbetsplats som slarvar med avtackningar lätt får negativa ambassadörer, eftersom ryktet om en trist avtackning sprids. Den som är kvar ser också hur gruppen tar farväl, och det säger något om hur det är att jobba här.

Så planerar ni avtackning på jobbet steg för steg

När	Vad ni gör	Vem
Så fort beskedet kommit	Fråga kollegan hur hen vill bli avtackad	Chef
Två till tre veckor före	Boka tid och lokal, bjud in, starta kortet	Chef och en kollega
Veckan före	Köp present och blommor, förbered talet	Chef och arbetskamrater
Sista dagen eller nära den	Avtackningen: fika, tal, kort och present	Alla

Gratulerar.se rekommenderar att boka tiden två till tre veckor i förväg så att alla hinner skriva i kortet. Lägg avtackningen när så många som möjligt kan vara med, och skicka med inbjudan till kollegor som jobbar på distans.

Avtackningen är också en del av offboardingen, alltså motsatsen till onboarding av nyanställda. Många arbetsplatser har en plan för att ta emot nya medarbetare men ingen för när någon slutar.

Fråga kollegan som slutar hur avtackningen ska se ut

Det viktigaste steget är det som oftast hoppas över. Alla vill inte stå i centrum. Någon tycker att en stor samling sista dagen blir för känslosam, en annan vill ha en lunch med det närmaste teamet i stället för tårta med hela kontoret. Fråga, och håll er sedan inom de ramar som arbetsplatsen har.

Tackar kollegan nej till uppmärksamheten är det ett svar som ska respekteras. Vett och etikett påpekar att de flesta tackar nej till själva firandet, inte till blommor och present, så de kan skickas hem i stället. Ledningen ansvarar ändå för att någon form av avtackning sker, gärna lite senare när det känns lättare.

Avtackningskaffe, lunch eller aktivitet: vad passar?

• Avtackningsfika: vanligast. Kaffe och tårta i fikarummet, ett kort tal och överlämning av kortet och gåvan. Passar de flesta som byter jobb.
• Lunch eller middag: bättre efter lång tid på arbetsplatsen eller vid pension, och när kollegan vill ha tid tillsammans med teamet snarare än en stor publik.
• En gemensam aktivitet: för ett team som vill göra något ihop en sista gång. Se hur ni planerar teambuilding som alla gillar för upplägg och budget.

Vill ni ge tacket mer innehåll passar en lugn övning bra under fikan. På tacksamhetsväggen skriver alla en hälsning till kollegan som sedan kan tas med hem. Med styrkekorten skriver var och en ner en styrka de sett hos personen, och det blir ofta det som uppskattas mest.

Tal vid avtackning: vad säger chefen eller en kollega?

Talet hålls oftast av närmaste chef, ibland kompletterat med några ord från en kollega som stått personen nära. Vett och etikett rekommenderar två till tre minuter, högst fem.

• Tala om personen och vad hen betytt för gruppen, inte om alla arbetsuppgifter i ordning.
• Ta med ett gott minne eller en positiv historia. Humor fungerar om den är varm.
• Nämn aldrig misstag, fadäser eller sådant som kan förminska.
• Avsluta med tack och en framtidsönskan.

Den som slutar förväntas ofta säga några ord tillbaka. Det räcker med ett kort tack till alla.

Vad skriver man i kortet? Korta och roliga hälsningar

Ett bra avtackningskort har tre delar: en hälsning, en personlig mening och en önskan om framtiden. Några exempel att utgå från:

• "Tack för fina år tillsammans. Lycka till med de nya utmaningarna."
• "Det har varit fantastiskt att jobba med dig. Kaffepauserna blir inte desamma."
• "Ingen har räddat fler måndagsmöten än du. Lycka till på nya jobbet."

Skriv något som bara ni förstår hellre än en allmän fras. Ett gemensamt minne gör hälsningen meningsfull, och några rader räcker.

Avtackningspresent: vad är vanligt och vem betalar?

Presenten är oftast gemensam. Antingen står arbetsplatsen för den, eller så samlar kollegorna ihop till en gåva. Vett och etikett rekommenderar att arbetsplatsen har samma regler för alla: samma typ av present, samma summa och ingen som väljs bort för att man inte gillar personen. Det gör det enkelt och rättvist.

Gåvan behöver inte vara dyr för att uppskattas. Den ska säga något om kollegan: ett presentkort till något hen gillar, en upplevelse, blommor eller något till det nya kontoret. Fundera på vad kollegan pratat om i fikarummet, där finns ofta de bästa idéerna.

Avtackning vid pension, nytt jobb eller ofrivillig avslutning

Pension. Den som går i pension efter många år i arbetslivet bör avtackas mer högtidligt. Chefen överlämnar present och blommor vid en gemensam samling, gärna med högre chefer på plats, och ett tal hör till. Övningen tidslinjen kan användas för att tillsammans minnas pensionärens år på arbetsplatsen.

Nytt jobb. Här räcker ofta en fika, ett kort och en present. Önska lycka till med de nya utmaningarna.

Ofrivilligt avslut. Den som slutar på grund av arbetsbrist eller uppsägning ska slippa firande. Det finns inte mycket att fira, men arbetskamraterna kan visa omtanke, till exempel med en avskedslunch. Ett kort tack med kaffe är ändå bättre än inget avslut alls.

Distansteam. Samla videohälsningar från kollegorna eller ha en digital avtackning med samma delar som på plats: tal, hälsningar och en present som skickas hem.